Jacqueline van den Heuvel 

2014 - heden Freelance PA/directiesecretaresse/Officemanager / 

                    HR Support / Virtual Assistant                   

 

6/2016-12/2018 Arup 

Sinds juni 2016 interim werkzaam geweest als Personal Assistent bij Arup, een internationaal ingenieursbureau. 

Het project betrof het aardbevingsgebied in Groningen. Mijn werkzaamheden waren zeer vertrouwelijk van aard en variëren van projectmatig tot ondersteunend in de breedste zin van het woord. Voertaal voornamelijk Engels.  

 

Qua werkzaamheden was geen dag hetzelfde. Vaak signaleerde ik waar hulp nodig was zoals het boeken van reizen, organiseren van afscheidsfeestjes (klein tot groot), mail afhandeling etc. Ik werkte voor meerdere managers, notuleerde de technische en quality meetings en ondersteunde ik de Arup University bij het organiseren van interne trainingen voor met name werknemers uit Europa. In maart 2018 heb ik een groot Digital Forum in New York mogen helpen organiseren. Aan dit form hebben mensen uit alle delen van de wereld deelgenomen. 

 

Doorlopende opdracht

Voor  Stichting Welsaen/SMD verzorg ik zo nu en dan trainingen voor op het gebied van werven selecteren van vrijwilligers en social media. Deze trainingen zijn door mij op maat gemaakt.

 

 

12/2015 - 6/2016 Office Manager Üppig Identity Store 

In deze interim functie was ik de rechterhand van de directie. Tevens hield ik mij bezig met het moderniseren van de projectadministratie (implementatie van een nieuwe systeem Whiteworks). Verder verantwoordelijk voor Personeelszaken, de boekhouding en facturering.

 

Hiervoor heb ik bij verschillende organisaties interim opdrachten uitgevoerd. Waaronder Welsean/SMD (Stichting Maatschappelijke Dienstverlening) waar ik was aangenomen voor een tijdelijke klus om een van de managers te ondersteunen, maar uiteindelijk heb ik de de hele interne verhuizing begeleid heb. 

 

 

2001 – 2014 Bien Sûr Recruitment bv, Directeur/eigenaar                                     

• Runnen kantoor (3-4 werknemers);

• Contact opdrachtgevers (commercieel, inhoudelijk over functioneren uitzendkrachten);

• Werven en selecteren (mbo, hbo en academisch niveau);

• Financiële administratie (totale administratie tot aanlevering accountant, verloning, btw- en loonaangifte etc.);

• Marketing en communicatie (website, social media, huisstijl, verzorgen van meetings en evenementen);

• Implementatie nieuw projectadministratie systeem (Easyflex);

• Overname bedrijf (bedrijfsplan en financiering).

 

​

1989 - 2001 Personal Assistant (PA), directiesecretaresse                 

Werkgevers o.a. CSM Nederland bv, CTG Nederland en INCAT. Hierbij een greep uit de werkzaamheden die ik voor deze bedrijven heb verricht. 

 

• Ondersteunen van de Managing Director op zowel secretarieel als organisatorisch gebied, zodanig dat de Managing Director efficiënt kan functioneren;

• Organiseren en notuleren van vergaderingen en verantwoordelijk voor een adequate follow-up (Personeel & Organisatie, Centrale Ondernemingsraad, Europese 

• Ondernemingsraad tevens nauw betrokken geweest bij de oprichting hiervan);

• Organiseren meetings, verzorgen actielijsten en overzichten en  bewaken follow-up;

• Zelfstandig en adequaat anticiperen en/of handelen;

• Sparringpartner / vertrouwenspersoon Managing Director

• Spilfunctie interne communicatie en belangrijke   “informatiestroom”;

• All-staff bijeenkomsten organiseren en verantwoordelijk voor de goede voortgang van o.a. ontbijtsessies, branche en product meetings;

• Voorbereidingen treffen voor salaris- en tantième aanpassingen; 

• Beheer personeelsdossiers (hoger kader personeel werkmaatschappijen en divisies nationaal en internationaal);

• Implementeren en het beheer van personeelsinformatiesysteem;

• Samenstellen van contracten en aanbiedingsbrieven, contacten onderhouden met diverse werving- en selectiebureaus, headhunters etc.;

• Opzetten nieuwe afdeling support; contact met uitzend- en werving/selectiebureaus, selecteren kandidaten, voeren van sollicitatiegesprekken en aanbieden contracten;

• Aanspreekpunt en leidinggevende van de receptie;

• PR werkzaamheden (beurzen, organiseren evenementen, opzetten nieuwe huisstijl etc.);

• Facility management o.a. beheer leaseauto’s en huur pand en machines;

• Verzorgen van trainingen (locatie, inschrijvingen, materiaal, docenten etc.).

​

​